Dynamic Forms: digitalizzare i contratti con un unico strumento istituzionale riutilizzabile
Una piattaforma istituzionale di Dynamic Forms che consente ai servizi della Commissione di costruire qualsiasi tipo di contratto, allegato o modulo tramite configurazione — e di gestire migliaia di istanze della stessa configurazione, con accessi basati sul ruolo in funzione della posizione, fino al livello di singola istanza e singola sezione.
La Commissione europea gestisce volumi molto elevati di contratti, convenzioni di sovvenzione, allegati ed emendamenti. Molti di questi processi si basavano su documenti scambiati via email, controlli manuali e strumenti sviluppati separatamente per ciascun processo di business.
Ogni nuovo tipo di contratto comportava nuovo sviluppo, nuove schermate e nuova manutenzione — e la stessa logica veniva ricostruita più e più volte nei diversi servizi.
La sfida
- Modelli di contratto e allegati che cambiano frequentemente e differiscono per programma
- Nuovo sviluppo necessario per ogni nuovo tipo di documento
- Migliaia di istanze di contratto parallele da creare, compilare, validare e monitorare
- Numerosi attori — programme officer, funzionari legali, project manager, analisti, sviluppatori — ciascuno autorizzato a vedere o modificare solo contratti specifici, e solo parti specifiche di essi
- Strumenti di gestione dei moduli duplicati tra i servizi, ciascuno con i propri costi di manutenzione
L’architettura
Una piattaforma guidata dalla configurazione: il contratto è un dato, non codice.
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Modello di definizione dei moduli
Ogni contratto o allegato è descritto come configurazione — sezioni, campi, blocchi ripetibili, regole di validazione, logica condizionale e calcoli.
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Designer di configurazione
I team di business assemblano e fanno evolvere autonomamente i modelli di contratto, riutilizzando un catalogo di sezioni e tipi di campo standard.
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Motore di runtime dinamico
Un motore Angular che esegue il rendering di qualsiasi configurazione a runtime, applica le regole durante la compilazione e funziona per ogni tipo di contratto senza nuovo codice.
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Gestione delle istanze su larga scala
Migliaia di istanze create dalla stessa configurazione, ciascuna con i propri dati, stato, workflow e storico — con configurazioni versionate.
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Accessi per ruolo in funzione della posizione
Ruoli associati alle posizioni reali — funzionario di programma (programme officer), funzionario legale, project e programme manager, business analyst, sviluppatore e altri. I permessi sono risolti per ruolo, per istanza e per sezione: chi può visualizzare, modificare, validare o approvare ciascun contratto, fino alle singole parti del documento.
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Integrazione istituzionale
API REST per il collegamento con i sistemi istituzionali, generazione di documenti e audit trail, secondo gli standard della Commissione.
Riuso istituzionale
Realizzato una volta come building block istituzionale, riutilizzato da molti processi e servizi.
Un solo strumento, molti processi
Contratti, allegati, emendamenti e altri documenti strutturati funzionano tutti sullo stesso motore.
Configurazione invece di sviluppo
I nuovi tipi di documento vengono realizzati tramite configurazione, liberando gli sviluppatori per il miglioramento della piattaforma.
Manutenzione centralizzata
Correzioni di sicurezza, accessibilità e nuove funzionalità vanno a beneficio di tutti i processi contemporaneamente.
Componenti condivisi
Realizzato secondo gli standard UI istituzionali della Commissione e con componenti riutilizzabili, per un’esperienza utente coerente.
Standard e governance
- Standard istituzionaliAllineato agli standard di architettura, sicurezza e UI della Commissione per gli strumenti istituzionali.
- Accessibilità e multilinguismoModuli utilizzabili da ogni utente e in ogni lingua ufficiale richiesta.
- VerificabilitàOgni modifica su ogni istanza è tracciabile, a supporto della conformità e del controllo.
Tecnologia
Front-end
Back-end
Sicurezza
Delivery
Risultati
- Contratti e allegati digitalizzati end-to-end invece di essere scambiati come documenti
- Nuovi tipi di contratto realizzati tramite configurazione, senza nuovo sviluppo
- Migliaia di istanze gestite in modo coerente a partire da un’unica configurazione
- Accessi granulari basati sul ruolo in funzione della posizione, per istanza e per sezione, con piena tracciabilità
- Un unico strumento istituzionale gestito centralmente invece di molte soluzioni locali
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