Dynamic Forms : digitaliser les contrats avec un outil institutionnel unique et réutilisable
Une plateforme institutionnelle de formulaires dynamiques qui permet aux services de la Commission de créer tout type de contrat, d’annexe ou de formulaire par configuration — et d’exécuter des milliers d’instances d’une même configuration, avec un accès par rôle selon la fonction, jusqu’au niveau de chaque instance et de chaque section.
La Commission européenne gère des volumes très importants de contrats, de conventions de subvention, d’annexes et d’avenants. Nombre de ces processus reposaient sur des documents échangés par e-mail, des contrôles manuels et des outils développés séparément pour chaque processus métier.
Chaque nouveau type de contrat impliquait de nouveaux développements, de nouveaux écrans et une nouvelle maintenance — et la même logique était reconstruite encore et encore d’un service à l’autre.
L’enjeu
- Des modèles de contrats et des annexes qui évoluent fréquemment et diffèrent selon les programmes
- De nouveaux développements nécessaires pour chaque nouveau type de document
- Des milliers d’instances de contrats en parallèle à créer, compléter, valider et suivre
- De nombreux acteurs — chargés de programme, juristes, chefs de projet, analystes, développeurs — autorisés chacun à consulter ou modifier uniquement certains contrats, et seulement certaines de leurs parties
- Des outils de formulaires dupliqués d’un service à l’autre, chacun avec son propre coût de maintenance
L’architecture
Une plateforme pilotée par la configuration : le contrat est une donnée, pas du code.
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Modèle de définition des formulaires
Chaque contrat ou annexe est décrit sous forme de configuration — sections, champs, blocs répétables, règles de validation, logique conditionnelle et calculs.
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Concepteur de configurations
Les équipes métier assemblent et font évoluer elles-mêmes les modèles de contrats, en réutilisant un catalogue de sections et de types de champs standard.
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Moteur d’exécution dynamique
Un moteur Angular qui génère le rendu de toute configuration à l’exécution, applique les règles au fil de la saisie et fonctionne pour tous les types de contrats sans nouveau code.
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Gestion des instances à grande échelle
Des milliers d’instances créées à partir d’une même configuration, chacune avec ses propres données, son statut, son workflow et son historique — avec des configurations versionnées.
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Accès par rôle selon la fonction
Des rôles alignés sur les fonctions réelles — chargé de programme (programme officer), juriste, chef de projet et de programme, business analyst, développeur, etc. Les permissions sont résolues par rôle, par instance et par section : qui peut consulter, modifier, valider ou approuver chaque contrat, jusqu’aux différentes parties du document.
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Intégration institutionnelle
Des API REST pour la connexion aux systèmes institutionnels, la génération de documents et la piste d’audit, conformément aux standards de la Commission.
Réutilisation à l’échelle de l’institution
Développé une fois comme brique institutionnelle, réutilisé par de nombreux processus et services.
Un outil, de nombreux processus
Contrats, annexes, avenants et autres documents structurés reposent tous sur le même moteur.
La configuration plutôt que le développement
Les nouveaux types de documents sont livrés par configuration, ce qui libère les développeurs pour les évolutions de la plateforme.
Une maintenance centralisée
Les correctifs de sécurité, l’accessibilité et les nouvelles fonctionnalités bénéficient à tous les processus à la fois.
Des composants partagés
Développé avec les standards d’interface institutionnels de la Commission et des composants réutilisables, pour une expérience utilisateur cohérente.
Standards et gouvernance
- Standards institutionnelsAligné sur les standards d’architecture, de sécurité et d’interface de la Commission pour les outils institutionnels.
- Accessibilité et multilinguismeDes formulaires qui fonctionnent pour tous les utilisateurs et dans toutes les langues officielles requises.
- AuditabilitéChaque modification sur chaque instance est traçable, au service de la conformité et du contrôle.
Technologies
Front-end
Back-end
Sécurité
Delivery
Résultats
- Des contrats et des annexes digitalisés de bout en bout au lieu d’être échangés sous forme de documents
- De nouveaux types de contrats livrés par configuration, sans nouveau développement
- Des milliers d’instances gérées de manière cohérente à partir d’une configuration unique
- Un accès fin, par rôle selon la fonction, par instance et par section, avec une traçabilité complète
- Un outil institutionnel unique maintenu de manière centralisée au lieu de nombreuses solutions locales
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